<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;color:#351c75"><p class="MsoNoSpacing">Greetings NER Wing Commanders and Safety Directors;<br></p><p class="MsoNoSpacing">Ref: Improving our NER mishaps notifications on eServices
SMS<br></p><p class="MsoNoSpacing"><br></p><p class="MsoNoSpacing">First of all, let me start thanking you all for your efforts
and commitment to foster a safe environment to conduct our CAP activities. As
expected, the number of mishaps filed in SMS increases during the warmer
weather season, especially due to all the Summer Encampment activities promoted
for our Cadets during this time of the year.<br></p><p class="MsoNoSpacing">All units have been doing a great job about being diligent
to file the mishap reports in a timely manner, as instructed by our CAP regulations;
however, while browsing through SMS, I noticed some common mistakes that
prevent us from getting a good score on the compliance reports run by National
HQ personnel. Our performance is generally measured with the utilization of reports
that simply compare the dates associated to the different status of a mishap,
and a flag will be raised if the expected deadlines do not match our
regulations.<br></p><p class="MsoNoSpacing">With that in mind, we all know
that the initial notification should be done as soon as practical and the goal
of such notification is to have all necessary personnel in your Wing/Unit
informed of the occurrence of a mishap. This initial notification should be
brief and objective and it is done with the “File New Mishap (1)” button on the
initial SMS screen.<br></p><p class="MsoNoSpacing">A mistake I noticed while browsing
SMS, and the associated mishaps to our Region, is the fact that in most cases,
TOO MUCH information was provided when filing a new mishap. Step 1 should be
very concise and contain no details of the event. It is simply a generic
description of what has happened.<br></p><p class="MsoNoSpacing">From our own training materials, here
are good examples of the initial notification – “File New Mishap (1)”<br></p><p class="MsoNoSpacing"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times New Roman'">       
</span></span><span style="text-indent: -0.25in;">Cadet fainted during PT</span><br></p><p class="MsoNoSpacing"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times New Roman'">       
</span></span><span style="text-indent: -0.25in;">Cadet fell out of formation striking head</span><br></p><p class="MsoNoSpacing"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times New Roman'">       
</span></span><span style="text-indent: -0.25in;">SM tripped on curb spraining ankle</span><br></p><p class="MsoNoSpacing"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times New Roman'">       
</span></span><span style="text-indent: -0.25in;">Dent found in aircraft aileron during post
flight</span><br></p><p class="MsoNoSpacing"><span style="font-family:Symbol">·<span style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times New Roman'">       
</span></span><span style="text-indent: -0.25in;">Vehicle collisions with POV during merge on
expressway, no injuries</span><br></p><p class="MsoNoSpacing">That is it… very simple, right?
Fill this out and submit it as soon as practical. The goal here is to notify
those who need to be notified in the chain of command, so they may start acting
on the necessary response according to the relevance of each mishap. If your
initial filing is more than a line long, you are probably providing too much
information on this step, and your input should be changed to something simpler,
shorter and more concise.<br></p><p class="MsoNoSpacing">An update with expanded
information is expected to happen within 48 hours of the initial notification using
the “Update New Mishap (2)” button on the initial SMS screen. This will be the
time when one will enter all the details that have been collected so far. This
entry will include the description of the circumstances and the activities
being held when the incident occurred. Environmental conditions and personnel
involved will also be entered during this phase. The SMS interface provides
several tabs to better organize the data being input according to its nature.
The process is relatively intuitive and following the tabs from left to right
provides a good workflow to complete this step.<br></p><p class="MsoNoSpacing">Commanders and Safety Directors,
please review the mishaps associated to your units and update the system as
needed. The most critical issue I saw on SMS for NER was the status of some of
our mishaps in “Awaiting Step 2 Inputs” for longer than 48 hours after the
initial notification. In most cases, all you have to do is to enter the information
already given in excess in Step 1 into Step 2. The system will only understand
you have provided it when you use the Step 2 related button of the SMS
interface.<br></p><p class="MsoNoSpacing">Please keep in mind that it is
acceptable to complete both Step 1 and 2 during the initial sitting at the
computer, if you believe you have all the information you need. In order to do
so, you have to use both buttons. Once one completes the initial notification
(Step 1), the system will generate a mishap identification number. Use that
mishap identification when using the second button to update it. Now the system
will recognize both steps have been completed in a timely manner and the
compliance reports generated at National HQ will reflect the professional and
correct way our NER Commanders and Safety Directors are using the eServices
SMS.<br></p><p class="MsoNoSpacing">As usual, I am here to help and will
be glad to discuss further, via phone or email, if needed.<br></p><p class="MsoNormal"></p>

<p class="MsoNormal">Thanks in advance for your time
and attention to this matter. I am counting with your cooperation to eliminate
those issues.</p>

<p class="MsoNormal"><br></p><p class="MsoNormal">Have a great day!</p>

<p class="MsoNormal"> </p></div><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(68,68,68);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:12.8000001907349px;line-height:18.1760005950928px"><font color="#351c75" face="tahoma, sans-serif" style="line-height:normal"><br></font></div><div style="color:rgb(68,68,68);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:12.8000001907349px;line-height:18.1760005950928px"><font color="#351c75" face="tahoma, sans-serif" style="line-height:normal">Regards,</font></div><div style="color:rgb(68,68,68);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:12.8000001907349px;line-height:18.1760005950928px"><font color="#351c75" face="tahoma, sans-serif" style="line-height:normal"><br></font></div><div style="font-family:Calibri,sans-serif;line-height:18.1760005950928px"><p style="color:rgb(34,34,34);font-size:12.8000001907349px;font-family:arial,sans-serif;line-height:normal"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;color:rgb(31,73,125)"> <u></u></span></p><p style="margin-bottom:12pt;font-family:arial,sans-serif;line-height:normal"><span style="color:black;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><img width="200" height="33" src="cid:image005.png@01D0781B.B2D1FA20" alt="cid:9A18312A-A445-4805-8F77-524A881DDED9"></span><b style="color:rgb(34,34,34);font-size:12.8000001907349px"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(4,66,122)"><br></span></b><span style="color:black;font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif"><br></span><span style="color:rgb(4,66,122);font-family:Arial,sans-serif"><font size="4">Maj Paulo Costa, CAP</font><br></span><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif"><font color="#351c75">Northeast Region Deputy Director of Safety<br>508.397.9711 (c)<br></font></span><span style="font-size:12.8000001907349px;font-family:Arial,sans-serif"><font color="#351c75">U.S. Air Force Auxiliary</font><br></span><span style="color:black;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><a href="http://www.gocivilairpatrol.com/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank"><span style="font-family:Arial,sans-serif">gocivilairpatrol.com</span></a></span><u style="color:rgb(34,34,34);font-size:12.8000001907349px"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(5,83,155)"><u></u><u></u></span></u></p><p style="color:rgb(34,34,34);font-size:12.8000001907349px;font-family:arial,sans-serif;line-height:normal"><a href="https://www.facebook.com/pages/Civil-Air-Patrol/107647995924164" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif;text-decoration:none"><img border="0" width="29" height="29" src="cid:image006.png@01D0781B.B2D1FA20" alt="FB"></span></a><a href="http://instagram.com/civil__air__patrol" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(5,83,155);text-decoration:none"><img border="0" width="29" height="29" src="cid:image008.png@01D0781B.B2D1FA20" alt="Flickr"></span></a><a href="https://twitter.com/civilairpatrol" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(5,83,155);text-decoration:none"><img border="0" width="29" height="29" src="cid:image009.png@01D0781B.B2D1FA20" alt="Twitter"></span></a><a href="https://www.flickr.com/photos/civilairpatrol/sets/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(5,83,155);text-decoration:none"><img border="0" width="29" height="29" src="cid:image010.png@01D0781B.B2D1FA20" alt="white-large-chiclet"></span></a><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(5,83,155)">   </span></p></div><div><p style="color:rgb(68,68,68);font-family:'Times New Roman',serif;font-size:12pt;line-height:22.7199993133545px;margin:0px 0px 1.35em"><br></p></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div>